Entscheidung

Wie alle komplizierten Fragen, hat Outsourcing Vor- und Nachteile. Es gibt keinen allgemeingültigen, richtigen Weg. Je nach Projekt müssen alle Vor- und Nachteile im Kontext Ihrer Organisation und Ihrer Bedürfnisse gegeneinander abgewogen werden. Allzu oft wird Outsourcing mit Offshoring gleichgesetzt. Dies ist jedoch nur eine bestimmte Art von Outsourcing. Outsourcing erstreckt sich über ein viel breiteres Spektrum und umfasst jede Arbeit oder Dienstleistung, die von Dritten für eine Organisation durchgeführt wird. Wenn eine Organisation also entscheidet, einen Projektmanager zu engagieren um ein Projekt zu verwalten, wird die Position „outgesourced“.

Make or buy?

Analog zur Entscheidung „Make or buy“, stellt sich auch beim Outsourcing die Frage, ob eine Organisation besser darin ist, mit eigenen Ressourcen Projekte zu realisieren oder stattdessen externe Ressourcen zu nutzen. Die Antwort kann nur durch die Identifizierung Ihrer individuellen Vor- und Nachteile gefunden werden, die in diesem Entscheidungsprozess berücksichtigt werden sollen.

Vorteile

Grundsätzlich bietet Ihnen Outsourcing die folgenden Vorteile:

• ‚Sichtbare‘ Kosten: Die Zahlungen an externe Dienstleister sind immer sichtbarer und leichter an spezifische Projekte zu buchen, als Kosten, die tief in operationellen Budgets vergraben sind.
• Sie zahlen nur für das, was Sie brauchen: Da Outsourcing in der Regel auf spezifischen Verträgen basiert, zahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich brauchen. Übliche Leistungen für festangestellte Mitarbeiter (Ausbildung, Urlaub, Krankheit, etc.) entfallen.
• Zugang zu Experten und Spezialisten: Für einige Organisationen ist Outsourcing der einzige erschwingliche Zugang zu Experten und Fachspezialisten. Die Möglichkeit das benötigte Know-how nur zu nutzen, wenn es tatsächlich benötigt wird, kann sehr sparsam sein – auch wenn die Stundensätze im Vergleich mit Mitarbeitervergütungssätzen zunächst exorbitant erscheinen.
• Bessere Rechenschaftspflicht: Der Anspruch an die Übernahme von Verantwortung für die Umsetzung eines Projektes ist bei externen Dienstleistern oftmals deutlich umfangreicher, als das, was von internen Mitarbeitern verlangt werden kann. Die Möglichkeit einen Anbieter vertraglich an eine gewisse Performance zu binden hat große Vorteile – besonders in Zeiten kurz vor Deadlines.
• Skalierbare Belegschaft: Mit Outsourcing erhalten Sie Personal, das je nach Bedarf hochgefahren und auch wieder heruntergefahren werden kann. Dabei müssen Sie sich keine Sorgen um Entlassungen, Arbeitsverträge und ähnliches machen. Eine Vertragsbeziehung mit externen Dienstleistern kann große Gewinne ermöglichen, insbesondere für dringende und kurzfristige Projekte.

Positive Nebeneffekte

Neben den harten Fakten ergeben sich bei einem Outsourcing von Entwicklungs- oder Projektmanagementleistungen auch immer die folgenden positiven Nebeneffekte:

• Beharrlichkeit: Externe Dienstleister sind bei der Projektarbeit darauf bedacht, konzentriert zu bleiben und die Ihnen anvertraute Arbeit in einer Art und Weise zu erledigen, für die sie bezahlt werden und für die sie eine gute Referenz erhalten.
• Offenheit: Externe Dienstleister fühlen sich in der Regel eher verpflichtet, Risiken und Probleme zu identifizieren, die von internen Mitarbeitern auf Grund von politischen Gründen nicht angesprochen werden. Externe Dienstleister sind auf Ihre Verpflichtung gegenüber Ihrem Kunden fokussiert und daran interessiert ihn nach besten Kräften zu unterstützen.
• Neue Ideen & breite Erfahrung: Externe Dienstleister haben in der Regel in verschiedenen Branchen und Umgebungen gearbeitet. Diese Erfahrungen können sie in ihr Projekt einbringen und mit neuen Ideen Projekte vorantreiben, für die das Unternehmen vielleicht schon Betriebsblind sein könnte.
• Kosteneffizienz und Produktivität: Da externe Dienstleister dafür bezahlt werden, dass sie das Projekt erledigen, für das sie beauftragt wurden, neigen sie dazu, konzentriert zu bleiben und sich auf das wesentliche der Arbeit zu fokussieren, für die sie gebucht wurden. Das bedeutet, dass sie keine Zeit und Mühen auf Dinge verschwenden, die das Projekt nicht nach vorne bringen.

Wissenstransfer

Bei der Beauftragung von externen Dienstleistern sollten sich darüber hinaus Gedanken über das Thema Wissenstransfer machen. Da die Projekte nicht von fest angestellten Mitarbeitern durchgeführt werden, könnte wichtiges Wissen verloren gehen, sobald das Projekt abgeschlossen ist und die externen Dienstleister das Unternehmen verlassen. Die gewonnenen Erkenntnisse, Techniken, Architekturen, etc. sollten nach Beendigung des Projektes in Ihrem Unternehmen verbleiben, da diese auch nach der Lebensdauer des Projekts wichtig sein könnten.

Können Sie den Mitarbeitern vertrauen?

Mangelndes Vertrauen ist der Hauptgrund dafür, dass einige Unternehmer zögern, ein Modell für Remotearbeit einzuführen. Die Daten zeigen jedoch, dass die Mitarbeiter das Privileg der Remotearbeit respektieren und dadurch noch fleißiger arbeiten.

Die Arbeitsethik eines guten Mitarbeiters wird nicht durch das Umfeld beeinträchtigt. Ein guter Angestellter wird hart für Sie arbeiten, egal wo er stationiert ist, und ein schlechter Angestellter wird sowohl im Büro als auch zu Hause einen schlechten Output haben.

Im Idealfall definieren Sie als Arbeitgeber messbare Ziele und Erwartungen an Remotearbeiter. Auf dieser Basis können Sie entscheiden, welche Mitarbeiter in dieser privilegierten Umgebung vertrauenswürdig, produktiv und erfolgreich sind.

Entscheidungsprozess

Hier sind drei Fragen, die Sie bei Ihrem Entscheidungsprozess für oder gegen Outsourcing berücksichtigen sollten:

• Hat Ihre Organisation die benötigten Personalressourcen mit den richtigen Skills verfügbar um das Projekt durchzuführen? Wenn nicht, dann haben Sie die grundlegende Entscheidung zu treffen, ob Sie lieber jemanden für das Projekt zusätzlich einstellen wollen oder das Projekt auslagern.
• Gibt es am Markt aktuell einen einfachen und ausreichenden Zugriff auf ausgebildete Mitarbeiter für eine Festanstellung, die Sie für Ihr Projekt zielgerichtet einsetzen können?
• Gibt Ihnen der notwendige Rekrutierungsprozess (Ausschreibung, Sichtung der Profile, Vorstellungsgespräche, Kündigungszeiten, etc.) für festangestelle Mitarbeiter ausreichend Zeit, um das Projekt rechtzeitig zu beginnen?
• Hat Ihre Organisation die finanziellen Ressourcen, um weitere Vollzeitkräfte einzustellen? Während es auf kurze Sicht teuer aussehen könnte, das Projekt an einen Dritten zu vergeben, könnte es auf lange Sicht tatsächlich weniger kosten, als weitere Vollzeit-Mitarbeiter auf der Gehaltsliste stehen zu haben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Gesamtkosten einer Festanstellung (Grundgehalt, Lohnsteuer, Krankenversicherung, Urlaub, Krankheit und sonstige Leistungen) über die gesamte Lebensdauer der Anstellung berücksichtigen. Obwohl Sie zunächst mehr für einen externen Dienstleister zahlen, endet diese Ausgabe sofort mit dem Projekt.
• Hat Ihre Organisation ein Portfolio an Projekten, die eine Verpflichtung zu Vollzeit-Mitarbeitern rechtfertigen? Falls Ihre Organisation nicht gerade zu den größten gehört, haben Sie in der Regel nur einige wenige Projekte. Darüber hinaus ist er wahrscheinlich, dass neue Projekte am effizientesten von Mitarbeitern mit spezifischen Know-how in diesem Bereich durchgeführt werden können. Dienstleister mit speziellem Know-how für spezifische Projekte zu engagieren könnte eine effiziente Variante sein, um immer die richtigen Personen für die relevanten Projekte zu haben, anstatt einen Mitarbeiterstamm von Generalisten aufrecht zu erhalten.

Tipps für erfolgreiches Outsourcing

Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Entscheidung treffen ein Projekt auszulagern:

• Entwickeln Sie das „Statement of work“ gemeinsam mit dem Anbieter. Dies sollte gemeinschaftlich geschehen, um sicherzustellen, dass beide Parteien genau verstehen, welche Aufgaben erledigt werden sollen, die Art und Weise, wie dies getan werden muss, die Protokolle, die befolgt werden müssen, der Zeitrahmen für die Fertigstellung, etc.
• Halten Sie Ihre Erwartungen schriftlich fest. Gehen Sie nicht davon, dass der externe Dienstleister Ihre Unternehmenskultur, Arbeitsethik und Verhaltensregeln kennt. Fixieren Sie, wo die Arbeit durchgeführt werden soll, ggf. Arbeitszeiten, Regeln für die Nutzung Ihrer Hardware und Einrichtungen usw.
• Fordern Sie Projektdokumentation. Legen Sie fest, welche Art von Projektdokumentation während des gesamten Projekts erstellt und gepflegt werden soll. Dies kann Arbeitspläne, regelmäßige Meetings, Fortschrittsberichte, Änderungsverfolgung, usw. umfassen.
• Überlegen Sie sich Anreize für einen vorzeitigen Abschluss des Projekts. Wenn Sie dem externen Dienstleister einen Bonus für frühzeitige Realisierung des Projekts in Aussicht stellen, fördern Sie damit Konzentration und Engagement. Typischerweise werden diese Anreize auf der Grundlage eines erhöhten Wertes oder Einsparungen durch die schnellere Fertigstellung für die Organisation bemessen. Achten Sie darauf, dass die Kriterien für die Berechtigung des Bonus innerhalb des Vertrags quantifiziert werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Anreiz lukrativ genug ist, um ihn erreichen zu wollen. Basieren Sie den Bonus nicht auf einem Alles-oder-Nichts-Konzept, sondern gewichten Sie ihn auf Basis dessen, was erreicht wurde. Typischerweise ist ein Bonus von 10% der Einsparungen Ihres Unternehmens ein guter Anreiz. Ein Bonus für vorzeitige Lieferung von Leistungen kann auch auf einem zusätzlichen ROI für das Unternehmen basieren.

Fazit

Outsourcing hat seine Vor- und Nachteile. Die Entscheidung, für oder gegen Outsourcing ist nicht immer leicht zu treffen. Ohne Frage kann Outsourcing profitabel sein, wenn es richtig gemacht wird. Umsicht, die richtige Vorbereitung und kontinuierliche Prüfung sind die Eckpfeiler für Ihren Outsourcing-Erfolg.